Теория и документы

«Общие» и «частные» теории документа

Казанский государственный энергетический университет, г. Казань, Российская Федерация

«Общие» и «частные» теории документа

G. A. Dvoenosova, Kazan State Power Egineering University, Kazan, Russian Federation

“General” and “Specific” Document Theories

Целью статьи является методологический анализ теорий документа, существующих в современной науке. Некоторые из них позиционируются как «общие» теории документа, следовательно, другие должны рассматриваться как «частные». Задача анализа – установить, насколько они соответствуют требованиям постнеклассической науки к современной научной теории и раскрывают сущность документа как социального феномена. В статье выделяются информационная, правовая, коммуникативная, управленческая и феноменологическая теории документа на основе тех научных подходов, в рамках которых они разрабатываются. Анализируются объект и предмет этих теорий, научная картина мира, в которой исследуется документ, научные методы, применяемые к исследованию документа. Дается оценка их соответствия статусу объяснительной научной теории. Анализируются категориальный аппарат теорий документа, выведенные в рамках этих теорий закономерности и законы. Делаются выводы об универсальности и возможности применения теорий на практике. Оценивается значимость их вклада в научное знание о документе и перспективы развития как научной объяснительной теории. Предлагается направление развития теории документа на основе синергетической парадигмы, объясняющей его сущность не только как зафиксированной на материальном носителе информации, но и как инструмента социального (целерационального) действия и социальной самоорганизации.

The article attempts a methodological analysis of existing document theories in modern scholarship. Some of them are termed as “general”, other, consequently, should be viewed as “specific”. This analysis is to determine whether these theories meet the requirements of post-non-classical science and whether they reveal the substance of document as a social phenomenon. The article highlights informational, legal, communication, management and phenomenological document theories based on pertaining scientific approaches. The article analyzes object and subject of these theories, scientific world view, frameworks, and scientific methods applied to the study of document. The author assesses the theories explanatory potential, framework of categories and concepts, patterns predicted by the theories, their flexibility and practical applicability. The author assesses the significance of their contribution to the scientific knowledge of document and the prospects of the scientific explanatory theories development. The article advances a development trend of the document theory on synergetic paradigm that explains the document nature not just as data fixed in permanent form, but as an instrument of social (rational purpose pointing) action and social self-organization. The synergetic paradigm places document in the framework of global social world view and in that of the evolution of social development, which is seen as a succession of periods of chaos (revolution, war, etc.) and order (state, political regime, etc.). In this perpetual process of global evolution the document is seen as a main instrument of social self-organization. Studying of document by novel means of philosophical, social and historical, social and political analysis, developing its theoretical synergetic model and identifying patterns of document flow in the social continuum reveal its nature as an instrument of social (rational purpose pointing) action and social self-organization. Therefore synergetic theory of document is to be considered an explanatory theory.

Научная теория, научная парадигма, документоведение, документ, теория документа, синергетическая теория документа.

Scientific theory, scientific paradigm, document science, document, document theory, synergetic theory of document.

Высшей формой развития научной теории считается объяснительная теория, основаниями которой являются исходные понятия, законы, идеальный объект, служащий для их теоретической интерпретации, и логико-математический аппарат. На сегодняшний день такой теории документа не существует. Однако наукой накоплен значительный объем знаний об этом феномене, который на основе разных подходов к его исследованию можно представить в виде несколько описательных теорий. Это информационная, правовая, коммуникативная, управленческая и феноменологическая теории документа. В соответствии с требованиями постнеклассической науки современная теория должна выстраиваться в рамках определенной исследовательской парадигмы с помощью таких познавательных категорий как объект, предмет, научная картина мира, принцип, подход и метод. Методологический анализ теорий документа позволит определить, насколько они соответствуют этим требованиям и объясняют сущность документа как социального феномена.

Информационная теория документа – это его первая научная теория, теоретическая основа документалистики. Информационную теорию можно рассматривать и как первую «общую» теорию документа, поскольку на основе «документального подхода» в ее объект включены и «собственно документы», и печатные издания, и даже произведения скульптуры и архитектуры как «документальные формы». В качестве предмета рассматриваются информационные свойства, структура и классификация документов и «документальные процессы». Основные положения информационной теории документа были восприняты «классическим» документоведением. Это методология информационного и системного подходов, классификация документов по содержанию на административно-управленческие, финансово-экономические, научно-технические, художественно-публицистические, свойства полноты, достоверности, ценности, доступности, информативности и информационной емкости документа, понятия документальной системы и документального процесса. Информационная теория документа явилась основой для развития теоретических знаний о документе и утверждения информационной парадигмы в его научном познании. Однако многие положения этой теории устарели и не могут применяться к современным аналоговым и электронным документам. Они не соответствуют современному уровню развития науки и методологии объяснительной теории. «Документальный подход» ко всему предметному миру культуры не позволяет представить документ в его сущности и уникальности как социального феномена. Информационная теория документа ограничена рамками документальной системы, в которой социальная роль документа не проявляется.

Правовая теория документа не выделена в юридических науках в отдельную теорию. Но право – это та область социальной практики, в которой документ используется в своей сущностной функции инструмента доказательства и выступает как объект познания с древнейших времен. Поэтому объем наработанных в нем универсальных знаний о документе позволяет оценивать их как теорию. В правовой теории документ выступает как первичный элемент информации в системе правовых отношений, как форма правовых отношений, как объект правового регулирования. Предметом правовой теории документа является комплексный анализ правовой природы и юридической значимости документа, поиск его универсальной нормативной дефиниции, исследование его внешней и внутренней форм, классификация документов, выявление методов правового регулирования электронного документооборота. Именно в правовой науке сформировались представления о документе как инструменте социальных отношений, разработана теория реквизитов документа и определено их назначение предписывать управленческие действия, подтверждать юридические факты, удостоверять происхождение документа, выделено сущностное свойство документа «юридическая сила» и разработано его теоретическое понятие. Все эти знания перешли в «классическое» документоведение. Современная правовая теория документа разрабатывается на основе информационного подхода. Это обусловлено необходимостью регулирования правоотношений в информационном обществе, объектами которых становятся информация, электронный документ, электронный документооборот, информационные ресурсы. Однако картина мира, в которой исследуется документ, ограничена рамками юридической процессуальной деятельности. Тем не менее, правовая теория документа наиболее тесно сопрягается с его управленческой теорией.

Управленческая теория документа сформировалась в «классическом» документоведении как синтетическая теория, опирающаяся на положения правовой и информационной теорий документа, а также на знания управленческих и специальных исторических дисциплин. Методологическими основаниями управленческой теории документа считаются философская теория познания, информационный, системный и функциональный подходы, принцип историзма, методы оптимизации, унификации и стандартизации документов и технологий работы с ними, специальная терминология. Развитие управленческой теории документа (документоведения) происходило под влиянием информационной парадигмы. Это отразилось на определении объекта дисциплины, в котором документ предстает как документированная информация. Предмет обозначен более широко: как общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во всех областях человеческой деятельности. В управленческой теории документа были поставлены и решены следующие задачи: определены объект и предмет исследования; разработана методология исследования, включающая специальные методы; проведена классификация документов; сформулированы закономерности документообразования; разработана и нормативно закреплена терминология, используемая в делопроизводстве и архивном деле. Однако объект ее ограничен управленческим документом, а научная картина мира – сферой делопроизводства (документационного обеспечения управления, управления документами), что также не раскрывает социальную сущность документа.

Коммуникативная теория документа разрабатывается в книговедческих дисциплинах под влиянием коммуникативной парадигмы и представляется как «общая теория» документа и книги. При этом сначала разработчики дали ей название уже существующей дисциплины «документоведение», а затем переименовали в «документологию». Основная идея «документологии» сводится к использованию термина «документ» вместо термина «книга» на основе так называемого «широкого» его толкования. Причиной тому стала «неудовлетворенность разработанным в книговедении понятием «книга», не соответствовавшим реальным объектам библиографического и библиотечного дела». В «документологии» разрабатываются несколько версий «общих» теорий документа и книги. Однако во всех из них ввиду несводимости исследуемых феноменов в один объект познания в качестве такового выбираются не документ или книга, а система документальных коммуникаций, процессы информационного взаимодействия, феномен документирования информации, документационно-информационные системы, документальность. В качестве предмета выделяются «распутье коммуникационных каналов», «теоретический аспект исследования оперативной информационно-документационной системы», классификация печатных источников, закономерности их издания, систематизации, репрезентации в библиографической информации, хранения, распространения. Следовательно, теоретически «документология» еще не определилась со своим объектом и предметом. Фактически же реальным объектом, который замещается идеальным конструктом под названием «документ», является книга, а предметом – поиск того, что объединяет документ и книгу в общее понятие «документ», и обоснование правомерности использования этого понятия для обозначения объектов библиотечного дела. Разрабатываемые в «документологии» понятия и законы не применимы в сфере делопроизводства и архивного дела, а научная картина мира ограничена системой «документной» коммуникации, в рамках которой проявляются лишь некоторые из сущностных характеристик документа.

В синергетической парадигме документ рассматривается в глобальной социальной картине мира, в динамике социального развития, которое предстает как последовательная смена фаз хаоса (революции, войны и т.д.) и порядка (государства, политические режимы и т.д.). В этом непрерывном процессе глобальной эволюции документ предстает как основной инструмент социальной самоорганизации. Объектом синергетической теории является документ как явление, как уникальный социальный феномен. Предметом – методологическое обоснование его сущности как универсального социального инструмента. Исследование документа новыми методами философского, социально-исторического и социально-политического анализа, построенная его теоретическая синергетическая модель и выведенные законы движения документа в социальном континууме раскрывают его сущность как инструмента социального (целерационального) действия и социальной самоорганизации. Поэтому синергетическую теорию документа можно рассматривать как его объяснительную научную теорию.

Воробьев, Г. Г. Информационная теория документа: Автореф. дис… д-ра техн. наук. – М., 1979. – 28 с.

Дорохов, В. Я. Понятие документа в советском праве // Правоведение 1982. – № 2. – С. 5-60.

Ковальченко, И. Д. Методы исторического исследования. 2-е изд. доп. М.: Наука, 2003. 486 с.

Ларин, М. В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002. – 288 с.

Новоселов, В. И. Юридическая сила документа // Советские архивы. – 1971. – № 1. – С. 57-63.

Плешкевич, Е. А. Основы общей теории документа. – Саратов: Научная книга, 2005. – 244 с.

Семилетов, С. И. Документы и документооборот как объект правового регулирования. Автореф. дис… канд. юрид. наук. – М.: ИГП РАН, 2003. – 27 с.

Сокова, А. Н. Документоведение: теория и практика: Избр. тр. / Предисл. проф. М.В. Ларина. – М., 2009. – 333 с.

Степин, В. С. Типы научной рациональности и синергетическая парадигма // Сложность. Разум. Постнеклассика. – 2013. – № 4. – С. 45-59.

Столяров, Ю. Н. Документология: Учеб. пособие. – Орёл: Горизонт, 2013. – 370 с.

Швецова-Водка, Г. Н. Книга и документ: соотношение понятий // Книга: исследования и материалы. Сб. 68. – М., 1994. – С. 19-37.

VOROB’EV, G.G. Informatsionnaya teoriya dokumenta: Avtoref. dis….d-ra tehn. nauk [Information theory of document. D-r hist. sci. diss. abstract. In Russ.]. Moscow, 1979, 28 p.

DOROKHOV, V. YA. Ponyatie dokumenta v sovetskom prave [Concept of document in Soviet legal science. In Russ.]. IN: Pravovedenie, 1982, no. 2, pp. 5-60.

LARIN, M.V. Upravlenie dokumentatsiei v organizaitiyakh [Record management in organizations. In Russ.]. Moscow, Nauchnaya kniga publ., 2002, 288 p.

NOVOSELOV, V.I. Yuridicheskaya sila dokumenta [Legal value of a record. In Russ.]. IN: Sovetskie arkhivy, 1971, no. 1, pp. 57-63.

PLESHKEVICH, E.A. Osnovy obshhej teorii dokumenta [Basics of general document theory. In Russ.]. Saratov, Nauchnaya kniga publ., 2005, 244 p.

SEMILETOV, S.I. Dokumenty i dokumentooborot kak ob”ekt pravovogo regulirovaniya. Avtoref. dis. …kand. yurid. nauk [Documents and document flow as an object of statutory regulation. Cand. jurid. sci. diss. abstract. In Russ.]. Moscow, IGP RAN publ., 2003, 27 p.

SOKOVA, A.N. Dokumentovedenie: teoriya i praktika: izbr. tr. [Document science: Theory and practice: Selected works. In Russ.]. Moscow, 2009, 333 p.

STEPIN, V.S. Tipy nauchnoi ratsional’nosti i sinergeticheskaya paradigma [Types of scientific rationality and synergetic paradigm. In Russ.]. IN: Slozhnost’. Razum. Postneklassika, 2013, no. 4, pp. 45-59.

STOLYAROV, YU. N. Dokumentologiya: ucheb. posobie [Document studies: A study guide. In Russ.]. Orel, Gorizont publ., 2013, 370 p.

SHVETSOVA-VODKA, G.N. Kniga i dokument: sootnoshenie ponyatii [Book and document: Co-relation of concepts. In Russ.]. IN: Kniga: issledovanija i materially. Sb. 68 [Book: Studies and materials. Issue 68. In Russ.]. Moscow, 1994, pp.19-37.

Сведения об авторах

Двоеносова Галина Александровна, кандидат исторических наук, доцент, Казанский государственный энергетический университет, профессор, г. Казань, Российская Федерация, 8-917-293-53-36, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Dvoenosova Galina Aleksandrovna, PhD in History, associate professor, Kazan State Power Engineering University, professor, +7-917-293-53-36, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 9.01.2017 г., опубликована:

Двоеносова Г.А. «Общие» и «частные» теории документа // Вестник архивиста. – 2017. – № 3. – С. 133-142.

Submitted 9.01.2017, published:

DVOENOSOVA, G.A. “Obshchie” i “chastnye” teorii dokumenta [“General” and “specific” document theories. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2017, no. 3, pp. 133-142.

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.

Швецова-Водка Г. – Общая теория документа и книги

ДОКУМЕНТА и КНИГИ

УДК 002.2(075.8) ББК 73.031+76.110я73 Ш35

Рекомендовано Министерством образования и науки Украины, (письмо № 1.4/18 Г-1214 от 30 мая 2008 г.)

С.Г. Кулешов, заведующий отделом документоведения Украинского научноисследовательского института архивного дела и документоведения, доктор исторических наук, профессор;

II.П. Кушнаренко, проректор но научной работе Харьковской государственной академии культуры, доктор педагогических наук, профессор; Г.В. Силкова, заведующая кафедрой документальных коммуникаций Ровепского

государственного гуманитарного университета, кандидат педагогических паук, доцент

Ш35 Общая теория документа и книги : учеб. пособие / Г.Н. Швецова-Водка.

— М. : Рыбари ; К. : Знания, 2009. — 487 с.

ISBN 978-5-93763-008-7 (“Рыбари”, Россия) ISBN 978-966-346-518-0

В пособии раскрываются основные теоретические вопросы общего документоведения — от определения “документа” до классификации печатных изданий. Изложение учебного материала отражает авторскую концепцию, согласованную с распространенными представлениями о документе и книге, а также с исследованиями разных ученых, изучавших проблемы документоведения и книговедения. Пособие содержит теоретические материалы, соответствующие программе курса “Документоведение”. Учебное пособие состоит из двух частей: “Основы теории документа” и “Книга как вид документа”.

Пособие предназначено студентам, магистрантам, аспирантам и преподавателям документоведческих, книговедческих и библиотековедческих специальностей университетов и академий, библиоточно-информационных факультетов вузов культуры и искусств.

ISBN 978-966-346-518-0 (“Знания”, Украина)

ЧАСТЬ I. ОСНОВЫ ТЕОРИИ ДОКУМЕНТА.

Тема 1. Понятие “документ”: историческое развитие его значений

1.1. Эмпирические представления о документе.

Читайте также:  Реле контроля фаз: принцип работы, виды, маркировка, регулировка и подключение

1.2. Значения понятия “документ”.

1.3. Происхождение термина “документ” и развитие его значений.

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 2. Функциональная сущность понятия “документ” 43

2.1. Понятие “информация” с точки зрения теории информационной коммуникации. Структура информационно-коммуникационной системы ..44

2.2. Структура процесса социальной коммуникации 48

2.3. Понятие “социальной информации”. Соотношение информации и знания 49

2.4. Функциональное определение понятия “документ”.

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 3. Определение Документа IV.

3.1. Определение документа в стандартах и словарях

по делопроизводству и архивному делу.

3.2. Современные определения документа в информатике (в разных сферах информационной деятельности). Документ IV как “записанная

3.3. Определение документа в библиотековедении. Документ как объект

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 4. Функции, свойства и признаки документа.

4.1. Понятие “функции документа”. Главная (сущностная) функция

документа и производные от нее

4.2. Другие общие функции документа. Понятие специальных и конкретных

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 5. Информационная составляющая документа.

Концепция социальной информации.

5.2. Структура и свойства социальной информации.

5.3. Требования к социальной информации.

5.4. Классификация социальной информации (ее виды) .

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 6. Знаковая и материальная составляющие

Знаковая составляющая Документа IV.

6.2. Вещественная (физическая) основа Документа IV 153

6.3. Форма (конструкция) носителя информации

6.4. Структура документа.

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 7. Классификация Документа IV.

7.1. Задачи и особенности классифицирования документов

7.2. Классификация Документа IV по признакам, характеризующим

знаковую систему записи информации.

7.3. Классификация Документа IV по признакам, характеризующим

материальный носитель документа .

7.4. Классификация документа по его информационной составляющей. 184

7.4.1. Виды документа по сфере возникновения информации и объекту отражения..186

7.4.2. Представление о первичных и вторичных документах.

7.5. Классификация Документа IV по обстоятельствам его существования во

7.5.1. Понятия “опубликованные” и “неопубликованные” документы.

7.5.2. Документы — оригиналы и копии .

7.5.3. Аутентичный (подлинный) и фальшивый (поддельный)

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 8. Документоведений как наука.

8.2. Объект, предмет и структура документоведения 215

8.3. Место документоведения в системе наук .

8.4. Методы документоведения

Вопросы и задания для самоконтроля.

ЧАСТЬП. КНИГА КАК ВИД ДОКУМЕНТА .

Тема 9. Определение книги .

9.1. Дифференциация понятия “книга” по особенностям материального

носителя информации . 249

9.2. Дифференциация понятия “книга” по особенностям знаковой формы и

способа восприятия человеком .

9.3. Место книги в социальном коммуникационно-информационном

9.4. Соотношение книги с документами первоначальными и

9.5. Соотношение понятий “документ”, “книга”, “издание”, “произведение

печати”, “литература”, “публикация”.

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 10. Функции и свойства книги .

10.1. Сравнение функций документа и книги.

10.2. Сравнение свойств документа и книги.

10.3. Специфические функции и свойства книги.

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 11. Общие понятия типологии книги .

11.1. Понятие типологии книги .

11.2. Способы типологического познания книги.

11.3. Основные категории книги.

11.4. Основные категории типологического познания книги.

11.5. Принципы типологии книги.

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 12. Типы и жанры литературы .

12.1. Понятие “типы литературы”.

12.2. Типы литературы по социальному назначению.

12.3. Типы литературы по дополнительным признакам .

12.4. Жанры литературных произведений: общая характеристика.

12.5. Жанры политических первоисточников .

12.6. Жанры правовых первоисточников .

12.7. Жанры художественной литературы .

12.8. Жанры публицистической литературы

12.9. Жанры массово-информационной литературы.

12.10. Жанры мемуарной литературы .

12.11. Жанры научно-исследовательской литературы.

12.12. Жанры научно-популярной литературы.

12.13. Жанры учебной литературы

12.14. Жанры производственной литературы .

12.15. Жанры рекламной литературы .

12.16. Жанры научно-информационной литературы .

12.17. Жанры справочной литературы .

12.18. Типы и жанры религиозной (духовной) литературы .

12.19. Жанры развлекательной литературы.

Вопросы и задания для самоконтроля.

Тема 13. Виды печатных изданий .

13.1. Классификация всех печатных изданий

по определенным признакам.

13.2. Виды непериодических изданий. .

13.3. Виды периодических и продолжающихся изданий.

13.4. Пересмотр стандартов на виды . изданий

Вопросы и задания для самоконтроля.

Список литературы в помощь изучению . курса

Понятие “документ” является одним из наиболее распространенных в профессиональной деятельности специалистов документально-

информационной сферы общества. О нем идет речь, когда рассматривают основные процессы, из которых состоит труд библиотекаря, библиографа,

сотрудника научно-информационного учреждения, архива, музея и многих других социальных институтов документально-информационного обеспечения общества.

Определение и классификация документов приобретают не только научное, но и сугубо практическое значение. Обычные, бытовые представления о документе и его видах оказываются недостаточными для организации деятельности информационных учреждений. Необходим научный анализ как самого понятия “документ”, так и тесно связанных с ним понятий, обозначающих процессы и операции создания, обработки и использования документов в разных сферах общественной деятельности.

Поэтому в наше время большое значение уделяется развитию и преподаванию работникам сферы социальных информационных коммуникаций общепрофессиональной дисциплины

“Документоведение”, способной обеспечить единство в решении многих вопросов, связанных с определением, классификацией и характеристикой документов.

Обязательной вводной частью документоведения должен быть раздел

“Основы теории документа”. Общая теория документа активно развивается в настоящее время, существуют разнообразные подходы и взгляды относительно многих научных понятий, терминов, концепций документоведения. Одна из задач учебной дисциплины “Документоведение”

— познакомить с ними студентов, помочь определить наиболее приемлемые,

обоснованные концепции, сделать соответствующие выводы. Именно основы теории документа являются наиболее общим содержанием данной

дисциплины, необходимым для обучения не только библиотекарей-

библиографов, но и студентов других специальностей.

Весомой составляющей основ теории документа является типология документа. Типология — это “учение о типах”, а также об определении главных понятий (категорий), которые касаются документа и его видов; о

разных способах классификации документов; о соотношении между разными видами документа и др.

Для библиотековедения и библиографоведения важно также определить соотношение категорий “документ” и “книга”, возможности их применения относительно явлений, с которыми имеет дело библиотекарь или библиограф. Поэтому второй частью курса является раздел “Книга как вид документа”. Построение второй части курса в известной степени соответствует построению первой части — от общего к частному.

Следует отметить, что характеристика книги с позиций до-

кументоведения нужна также всем работникам, связанным с информационным обеспечением общества, потому что именно в книге

(согласно ее трактовке, принятой в данном пособии) находится наибольший объем общедоступной информации.

Содержание пособия ограничено главными теоретическими вопросами документоведения: от определения документа до классификации печатных изданий. Безусловно, за пределами пособия остается множество проблем, как теоретических, так и сугубо практических, касающихся характеристики отдельных видов, типов, жанров документов. Автор осознает, что данное пособие освещает далеко не все вопросы документоведения. Даже характеристика книги здесь не полна, поскольку в пособии отсутствует характеристика нетекстовых произведений печати и других видов изданий,

кроме печатных (в частности, электронных, аудиальных, экранных). Но общая теория документа и книги, представленная в пособии, дает возможность правильно сориентироваться во всем многообразии

22.3 Юридические документы

Под юридическим документом понимается внешнее словесно-оформленное выражение воли, закрепляющее правомерное или противоправное поведение и соответствующий результат.

Существует понятие документа в узком смысле: это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.

Юридические (правовые) документы, по мнению проф. А. В. Малько, — это осязаемая реальность права, посредством которой люди получают первичные знания о праве, о правовых явлениях.

Юридические документы выступают материальными носителями правовой информации (проф. А. Ф. Черданцев). Поэтому с помощью изучения юридических документов можно узнать о правовой жизни конкретного общества, страны, народа в тот или иной исторический отрезок времени. Например, изучая содержание Судебников 1497 г., 1550 г., Соборного Уложения 1649 г., мы узнаем о законодательстве, юрисдикции, системе правосудия и в целом о правовой жизни феодальной Руси.

Юридический документ, как правило, текстовой правовой акт на бумажном носителе, хотя с развитием электронной информации появляются и документы на машинных носителях — дискетах, пластиковых магнитных картах и др. Например, в гражданском обороте появилась категория ценных бумаг в бездокументарной форме (закрепляемых с помощью средств электронно-вычислительной техники), между тем как ценные бумаги всегда представляют собой документ установленной формы с обязательными реквизитами, удостоверяющий имущественные права, которые могут быть осуществлены или переданы только при предъявлении этих бумаг.

Принято выделять следующие свойства (признаки) юридических документов:

1) содержат информацию, имеющую юридическую значимость; при этом содержание должно соответствовать характеру документа;

2) им присуща официальность: они исходят от органов или лиц, уполномоченных выдавать или принимать данные документы, например судебные решения, приказы министров, различного рода удостоверения личности, свидетельства о рождении, смерти и т. д.;

3) имеют особое внешнее оформление, так называемые реквизиты, в том числе сведения о субъекте, который выдал документ, адресате, которому выдан документ, и содержат сведения о нем, объекте, например в техническом паспорте автомобиля указываются признаки, индивидуализирующие машину, — марка, модель, год выпуска, номер двигателя, номер кузова, юридические основания собственности и др.; указываются юридические факты, например, при выдаче справки. Названные и другие реквизиты являются обязательными для юридического документа и придают ему юридическую силу;

4) сопутствуют всем стадиям правового регулирования — правотворчеству, правореализации и т. д.

Классификация юридических документов осуществляется по разным основаниям. Так, А. В. Малько выделяет четыре группы правовых актов-документов:

а) нормативные правовые акты, содержащие нормы права;

б) правоприменительные акты-документы, содержащие индивидуальные властные предписания;

в) интерпретационные акты-документы, полученные в результате официального толкования юридических норм и нормативных актов;

г) акты, возникшие в результате договора (соглашения) между соответствующими субъектами и содержащие как юридические нормы (нормативные договоры), так и индивидуально-правовые решения (сделки между различными субъектами).

А. Ф. Черданцев классифицирует юридические документы в зависимости от содержания правовой информации в документе и выделяет пять групп:

1) нормативные документы. К их числу он относит не только собственно документы, устанавливающие правила поведения, но и интерпретационные акты общего характера, которые содержат интерпретационные нормы;

2) документы, содержащие решения индивидуального характера, т. е. правоприменительные акты;

3) документы, фиксирующие юридические факты. Это наиболее многочисленная группа документов, поэтому она, в свою очередь, классифицируется на отдельные разновидности:

а) документы, фиксирующие правовой статус лица (паспорт, удостоверение личности, свидетельство о рождении, о браке и др.);

б) документы, фиксирующие факты, от которых зависит правовой режим объектов права, например документ об отводе земельного участка для строительства, счета в банке и сберкнижки и др.;

в) документы, фиксирующие факты-волеизъявления субъектов права, например договоры, доверенности, заявления и др.;

г) документы, фиксирующие факты-события, например акты о порче имущества, об уничтожении посевов в результате стихийных бедствий и др.;

д) документы, фиксирующие факты движения товарно-материальных и других ценностей, например приходно-расходные документы и др.

Представляется, однако, что все названные документы составляют более крупную группу правоприменительных документов, поскольку они составляются или выдаются во исполнение действующего законодательства или иных нормативных актов — приказов, постановлений и т. д.;

4) деньги и ценные бумаги. Здесь надо решительно возразить против отнесения денег к юридическим документам. Согласно действующему гражданскому законодательству деньги составляют вещи как объекты гражданских прав. Финансовое право также считает деньги не юридическими документами, а особым товаром, который является единственным всеобщим эквивалентом. Деньги выполняют функции меры стоимости, средства обращения, платежа, накопления. Что касается ценных бумаг, то их можно отнести к юридическим документам, поскольку они фиксируют имущественные права их обладателей. Это акции, облигации, приватизационные ценные бумаги и др.;

5) документы, закрепляющие факты-доказательства. Эти документы используются для доказывания фактов, имеющих юридическое значение, например различные процессуальные документы — протоколы места осмотра происшествия, допроса, очной ставки, заключение экспертизы и т. д. Однако названные документы принято относить к правоприменительным актам дополнительного характера по отношению к основным правоприменительным актам — судебному решению.

Более четкой представляется классификация, предложенная А. В. Малько. Она охватывает практически все документы — акты юридического содержания.

В юридической науке часто наблюдается инструментальный подход к юридической технике. Она рассматривается как совокупность лишь технических приемов в сфере правотворчества и правореализации. Но юридическая техника имеет не только прикладное, но и фундаментальное значение в правовой сфере. Это обусловлено прежде всего значением юридических категорий, понятий, конструкций, юридической терминологии, используемой в правотворчестве, при совершенствовании действующего законодательства, а также в процессе его применения. Овладение юридической техникой служит свидетельством высокой общей и правовой культуры законодателей, их профессионализма, компетентности и позволяет создать эффективно действующие нормативные правовые акты и реализовать их.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Общая теория документа – основа дальнейшего развития документоведения Текст научной статьи по специальности « СМИ (медиа) и массовые коммуникации»

Похожие темы научных работ по СМИ (медиа) и массовым коммуникациям , автор научной работы — Плешкевич Евгений Александрович

Текст научной работы на тему «Общая теория документа – основа дальнейшего развития документоведения»

ОБЩАЯ ТЕОРИЯ ДОКУМЕНТА -ОСНОВА ДАЛЬНЕЙШЕГО РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

дним из знаковых элементов нового информационного общества стал компьютер и созданное благодаря ему виртуальное пространство. Вхождение человечества в XXI столетие ознаменовалось переходом от традиционного информационного пространства, где носителем социальной информации выступали материальные объекты (глина, папирус, бумага, кинофотофономатериалы), в виртуальное.

Эти изменения привели к революционным преобразованиям как в технологии документирования информации, так и в подходе к самому социокультурному феномену – документу. Три основных компонента: информация, материальный носитель и технологии ее фиксации и идентификация – составляют определение документа [1, с. 77]. Се-

ПЛЕШКЕВИЧ Евгений Александрович –

кандидат исторических наук, доцент

им. П.А. Столыпина

годня из них пересматриваются сразу два. На смену технологии документирования информации путем закрепления ее на материальном носителе пришел электронный документ, не имеющий ярко выраженного материального носителя или находящийся в «электронной среде» [2, с. 266]. Кроме того, структура текста документа утрачивает свою линейность, а сам документ из одномерного превращается в многомерный.

Начиная со второй половины XX века происходят не только качественные изменения в структуре самой документированной информации, но и количественные изменения в сфере документообразования. Зарождение информационного общества, использование в делопроизводстве компьютера привело к экспоненциальному росту традиционных документов на бумаге, точное количество которых в настоящее время не берется оценить ни один специалист. Взрывное увеличение бумажного документооборота грозит возникновением бумажного «девятого вала», способного поглотить любое учреждение и парализовать его управление.

Меняется социально-экономическая среда документообразования. Значительно снизилась себестоимость документирования информации при одновременном увеличении скорости и простоты данного процесса. В результате этого в процесс документирования ежедневно вовлекаются миллионы людей. В наши дни многими учеными констатируется факт возникновения документной среды и документальной памяти ноосферы [3, с. 24]. Общество постепенно переходит от ситуативного управления документационными потоками к научным подходам по управлению документацией. Новая задача решается в рамках информационного менеджмента.

Таким образом, приступив к документированию информации около шести тысячелетий назад, в начале XXI века общество вышло на новый, поистине революционный рубеж, требующий осмысления накопленного опыта и определения путей дальнейшего развития. Решить этот вопрос возможно лишь в контексте развития теоретических знаний о природе документируемой информации и о самом документе как социокультурном феномене.

До сих пор пионерами в разработке виртуального документа были специалисты в области информатики, информационной техники и технологий, которые в сфере делопроизводства и документирования зачастую двигались наугад. Сегодня к ним подключились документо-веды-практики, занимающиеся решением прикладных задач по адаптации автоматизированных систем к сложившимся структурам делопроизводства.

Однако сам феномен документирования, назначения и потенциал документа остаются до сих пор нерассмотренными и воспринимаются скорее на обыденном, чем научном уровне. Решить эти задачи может только общая теория документа, не только изучающая происхождение документа, его функции и классификацию, но и раскрывающая генетические связи документа, с одной стороны, с архивным документом, с другой – с источником документированной информации, прошедшей аналитико-синтетическую обработку и «превратившейся» в книгу.

Читайте также:  Схемы подключения проходного выключателя с двух и с трех мест

Кроме общей теории документа сегодня, как никогда, важны и частные теории, рассматривающие отдельные ключевые понятия документа, такие, как формуляр документа, реквизиты, носитель информации.

До начала XX в. документом занималось практически лишь делопроизводство, где понятийная база ограничивалась здравым смыслом [4, с. 39-40]. Делопроизводство было призвано решить практические задачи документационного обеспечения управления. С развитием науки об управлении на рубеже XIX и XX веков делопроизводство стали рассматривать как чисто техническую операцию, а ее развитие было подчинено интересам управления. Связь делопроизводства с обеспечением управления впоследствии сказалось и на отношении к докумен-товедению.

Попытки научного рассмотрения документа начались лишь в прошлом столетии, в рамках вспомогательных исторических наук, таких, как источниковедение и архивоведение. Однако теорией документа исторические науки занимались, как правило, избирательно, под углом своих конкретных познавательных целей. Их результаты использовались в рамках решения внутренних для этих наук задач.

В рамках источниковедения проблемой документа занимается дипломатика, палеография и такие новые направления, как документальная папирология, берестология. В теоретических работах по этим направлениям документ становился объектом исследования лишь после завершения выполнения им оперативных функций, для которых он был создан. Таким образом, истинная природа документированной информации не попадала в поле зрения исследователей.

Документоведение как научное направление сформировалось в структуре архивоведения, где оно было отнесено к наукам об управлении [5, с. 92]. Именно в его рамках впервые была осуществлена попытка системного рассмотрения. Термин «документоведение» появился в 1943 году, однако выделение документоведения в качестве

самостоятельного научного направления наметилось в нашей стране в 1960-е годы. До конца 1960-х годов в исторической науке господствовал немецкий подход [4, с. 40; 6, с. 169]. Для этого подхода характерен взгляд на документоведение как на дисциплину, изучающую постановку делопроизводства и порядок составления документов в учреждениях [4, с. 40]. Этот период впоследствии получил название делопроизводственного [7, с. 8].

С тех пор начался «разрыв» документоведения с делопроизводством путем вывода понятия «документ» из узкой сферы управления, существенно ограничивающей рассмотрение его подлинной природы. Однако теоретические проблемы документоведения продолжали рассматриваться в контексте решения прикладных задач управления, и в частности автоматизации управления и проектирования АСУ. Поэтому вектор исследований был направлен на разработку классификации и систематизации документов управления, их унификацию и стандартизацию [8, с. 3-9]. В течение 1970-х годов было разработано 15 унифицированных систем документации общесоюзного плана [7, с. 9].

Другой наукой, предпринявшей попытку системного рассмотрения документа, стало библиографоведение (библиография) в рамках книговедения. Под воздействием информатики в теории библиографии на смену книговедческой пришла документографическая концепция, где основным понятием является понятие «документ», а не «книга», как прежде [9, с. 19]. Подход к знаниям как информации особого рода, прошедшей аналитико-синтетическую обработку, позволил сделать документ в широкой его трактовке предметом рассмотрения в науках, занимающихся книговедением. Под документом в библиографии понимается любой материальный носитель, на котором зафиксирована социальная информация в целях ее хранения, распространения (передачи) и многократного использования [10, с. 91].

Развитие наук об информации привело к специальному рассмотрению информационных свойств документа. Кроме этого, в рамках теории информации и информатики был разработан информационный подход, ставший методологической базой для наук, занимающихся изучением различных форм документированной информации. В итоге в 1960-х годах было создано новое научное направление – документалистика, сделавшая предметом своего научного рассмотрения общие свойства документной информации, формы и «жанры» документов. Ее задачей стала оптимизация больших документных систем на базе

информационной теории документа, соединившей теорию семантической информации с теорией коммуникаций.

Таким образом, целый ряд наук рассматривает документ в качестве базового понятия, отмечает его информационную природу, однако целостного подхода, отражающего не только особенные, но и общие черты документа, до сих пор нет. Решить эту задачу должно доку-ментоведение, поскольку именно оно рассматривает наиболее полно генезис документированных форм информации. Решение может быть найдено в рамках общей теории документа.

Говоря о становлении нового научного направления, следует начать с предмета и объекта исследования общей теории документа. Объектом исследования для наук, занимающихся проблемой документа, выступает документная информация в определенной форме, например в архивоведении – в ретроспективной, в библиографии – в аналитикосинтетической форме.

В документоведении объектом исследования выступает первичная социальная оперативная информация, подлежащая фиксации для передачи во времени и пространстве [11, с. 153]. Создание документа начинается с вычленения части пронизывающей ткань общества социальной информации, которую необходимо зафиксировать и сформировать из нее информационное сообщение. Социальная предназначенность определяет форму, материал и содержание информационного сообщения, зафиксированного на информационном носителе. Помимо социальной заданности на форму документа влияет структура носителя информации, а также способ фиксации и кодирования информации. Последующие изменения свойств информации, например снижение ее оперативности, меняет назначение самой документной информации, однако это уже вторая «жизнь» документа, на которую создатель документа не ориентировался. Вместе с тем первая фаза существования документа определяет все последующие.

Предметом рассмотрения общей теории документа выступает структурный и иные аспекты документированной информации, а также все то, что человечество за свою долгую историю использовало для фиксации и передачи этого сообщения. Безусловно, ведущую роль играют текстовые документы и материальные носители информации, но наравне с ними предметом могут выступать как нетекстовые способы передачи информации, так и виртуальные ее носители.

Основной задачей общей теории документирования выступает поиск ответов на вопросы: почему на определенном этапе своего разви-

тия человечество приступило к фиксации информации, каковы были этапы становления документирования и какие факторы определили технологию того или иного носителя информации, форму и содержание документированного информационного сообщения? Примечательно, что документирование информации свойственно не всем известным сегодня человеческим сообществам, а в ряде случаев, как отмечают историки, происходило свертывание процессов документирования. Подобные факты свидетельствуют, что феномен превращения информационного сообщения в документ обусловлен рядом социальных причин и для его возникновения необходимы особые условия. Изменение информационных потребностей общества, а также социальных и технологических условий может привести к различным для документа последствиям. Так, например, телефонизация ведет к постоянному снижению потребности в таком виде информационного сообщения-документа, как письмо. Возможно, в будущем информационное сообщение, принявшее в ходе исторического развития именно эту форму, приобретет иной вид, который учеными уже не будет отнесен к документам. Исследование генезиса документа – одна из основных методологических задач документоведения [12, с. 27].

Определение объекта и предмета общей теории документоведения позволяет выделить междисциплинарные связи нового научного направления. Безусловно, следует начать со связей с исторической наукой во всем ее современном разнообразии, с науками об информации, с теорией коммуникации, то есть со всеми науками, связь с которыми была уже намечена. Разрыв документоведения с делопроизводством, конечно, условен, и документоведение вместе с менеджментом и в будущем будет осуществлять методическое обеспечение процессов документирования в делопроизводстве. В сложившийся комплекс междисциплинарных связей, как представляется, необходимо включить культурную антропологию, социологию, культурологию и лингвистику.

Революционные изменения в понимании информации, и прежде всего документированной, привели к переосмыслению сложившегося представления о самом общественном развитии и его движущих силах, к появлению информационных технологий, ускоряющих общественное развитие. Сегодня общая теория документоведения, необходимость которой доказывается многими учеными, должна объединить достижения архивоведения, источниковедения, библиографоведения и других наук, изучающих документ [7, с. 3; 13, с. 17; 14, с. 24].

1. Ларин М.В. Управление документацией в организации. М., 2002.

2. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин ЮЛ. Электронные документы в корпоративных сетях. М., 1999.

3. Гельман-Виноградов КБ. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отечественные архивы. 1992. № 6. С. 24-30.

4. Каштанов С.М. Дипломатика как специальная историческая дисциплина // Вопросы истории. 1965. № 1. С. 39-44.

5. АвтократовВ.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М., 2001.

6. Ступникова Т.С. Некоторые вопросы документации // Библиотековедение и библиография за рубежом. М., 1959. Вып. 2. С. 165-175.

7. Сокова А.Н. Современные системы документации в аспекте до-кументоведения: современные документальные системы // Вопросы кибернетики. М., 1979. Вып. 27. С. 3-23.

8. Сокова А.Н. Унифицированная система организационно-распорядительной документации // Советские архивы. 1973. № 5. С. 3-9.

9. Справочник библиографа / Науч. ред. А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. СПб., 2002.

10. Коршунов О.П. Библиография: теория, методология, методика. М., 1986.

11. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. 3-е изд. Киев, 2001.

12. Сокова А.Н. Принцип историзма в документоведении // Советские архивы. 1981. № 4. С. 26-31.

13. МедведеваЕ.А. Современная трактовка понятия «информация» // Научные и технические библиотеки. 1998. № 8. С. 10-23.

14. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: Автореф. дис. . д-ра ист. наук. М., 2000.

Управление документацией: теория и практика

академик Международной академии информатизации, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации “по системам” и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении — управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику. Термин “управление документацией” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название “Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный перевод немецкого термина “Schriftgutverwaltung” означает “управление письменными документами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это и не совсем верно). Английский термин “Records Management” также переводится как управление документами.

Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ. Рассмотрим некоторые представления о данном предмете, имеющиеся в западной и отечественной литературе.

Следует сказать, что хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций (ЮНЕСКО — Программа RAMP, Международный совет архивов — Международный совет по управлению документацией, Международная федерация по управлению документацией; Международная организация по стандартизации ИСО — технический комитет ИСО/ТК 154 “Документы и информация в управлении: торговле и промышленности”).

Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

  1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
  2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).
  3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
  4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Доклад Дж. Роудза дает общие представления о предмете исследования. Однако этого явно недостаточно для проникновения в суть проблемы и ее всестороннего исследования. В силу указанных причин, обратимся к гносеологии вопроса.

Исторически термин “управление документацией” зародился в Соединенных Штатах Америки. Американские авторы Ф.В. Хортон и К. Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в США после Второй мировой войны, когда “страна погрязла в бумажной работе” и “возникла необходимость привести всю документацию в порядок”. Значительную роль в решении проблемы управления документацией сыграла Комиссия Гувера, перед которой стояла задача найти способы сокращения трудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях. Важной нормативной базой для управления документацией явились Закон о документах 1950 г. и Закон о национальном архиве 1984 г., Закон о сокращении работы с документами 1980 г. и его новая редакция 1989 г..

С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим внимание на некоторые имеющиеся в нашем распоряжении работы для более детального изучения предмета исследования. Прежде всего рассмотрим предметную область понятия, его суть, поскольку в литературе имеются различные точки зрения. Следует заметить, что разные авторы неоднозначно понимают место управления документацией в менеджменте организации.

Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.

Признание управления документацией функцией управления поддерживают и другие исследователи. Например, К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится к числу стратегических функций организации, а Джон Саммервил прямо связывает эффективную реализацию функции управления документацией с получением прибыли: “Мы — управляющие информацией . уже не запускаем руку в общий бюджет своей организации, наоборот, будучи профессионалами в области информации, мы, по сути, сами зарабатываем деньги для своей организации”.

Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации.

Типичный пример такого подхода дан в работе М. Баккленда “Об основе теории управления документацией” (The Ameriсan Archivist. 1994. — Vol. 57. — 1994, P. 346–351). Автор утверждает, что управление документацией это не теория, а практическая деятельность управляющих документацией, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала. С другой стороны, автор подчеркивает, что “миссия службы по управлению документацией должна быть связана с миссией организации в целом”. Иначе говоря, управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией как практическую деятельность, М.Баккленд естественно приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации.

Читайте также:  Как подключить розетку с заземлением: установка +подключение

Известный американский специалист по консультированию Д.О. Стефенс также воспринимает управление документацией как практическую деятельность. Однако он подчеркивает, что управление документацией может стать самостоятельной сильной профессиональной научной дисциплиной с очень хорошими перспективами развития.

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в:

  • организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;
  • ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов;
  • упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
  • надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;
  • правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

В целом позиция А.Н. Соковой вполне логична, она отражает эволюцию ее взглядов на делопроизводство и возможные пути его совершенствования в теории и на практике. Однако эти идеи в течение долгого времени оставались без поддержки и не развивались в рамках отечественного документоведческого направления. Выступая на конференции, посвященной 70-летию архивного дела в стране и отражая при этом позицию ученых-документоведов, А.Н. Сокова вновь обращает внимание на проблему управления документацией, считая ее актуальной в условиях происходящей перестройки СССР.

В 90-е годы понятие “управление документацией” все чаще встречается в научных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые часто используют дословные переводы английских терминов. Однако лишь в некоторых публикациях делается попытка понять содержание этого емкого понятия, его значение для документоведения как научной дисциплины и для практического применения данного термина. Уместно привести определение, подготовленное терминологической группой Международного совета архивов: “под управлением документацией понимается область общего административного управления, направленная на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла”.

В чем отличие этого понятия от общепринятого в российской и советской практике термина делопроизводство? Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту, определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Этим ГОСТом делопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечение управления.

Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Однако формальное тождество данных понятий в государственном стандарте — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:

  1. Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;
  2. ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

На наш взгляд, вышеизложенные позиции весьма уязвимы с точки зрения научного системного анализа. Очевидно, что не объемы и виды документации являются определяющими, когда мы говорим о делопроизводстве и ДОУ. Вряд ли эти понятия обозначают и лишь отрасль деятельности. Представляется, что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. По нашему мнению, следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ — обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации, которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.

Более того, мы придерживаемся мнения, что не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятие другого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления, по нашему убеждению, — термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

Итак, на основе вышеизложенного, мы понимаем управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов — до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.

Техническая документация

разработка техдокументации – аванпроекты, НИР, ОКР – СРПП (ВТ), ЕСКД, ЕСПД, КСАС

Что такое концепции и концептуальные документы?

Отдельные товарищи даже на само слово «концепция» смотрят как Аня Каренина на паровоз, а уж если от них еще и требуется разработка концептуальных документов, то полнейший ступор обеспечен гарантированно. Но не так страшен черт, как его малюют. Что есть концепции, предпосылки к их возникновению, рождение концептуальных документов и т.п. – просто и ясно обо всем этом, как. Редакция от 01.07.2019.

Что такое концепции и концептуальные документы?

Создан 14.08.2015 11:11:46

Начнем, как всегда, с терминологии.

КОНЦЕПЦИЯ, -и, ж. (книжн.). Система взглядов на что-н; основная мысль. Научная к. || прил. концептуальный, ая, ое. стр. 293 Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка: 80 000 слов и фразеологических выражений/Российская академия наук. Институт русского языка им. В. В. Виноградова.-4-е изд., дополненное.-М.: Азбуковник, 1999.- 944 стр. ISBN 5-89285-003-X.

Итак, основная мысль словарной статьи состоит в том, что концепция – это основная мысль. Еще сюда можно прикрутить схожий по смыслу термин концептуальные знания – «Знания, представляющие собой наиболее существенные компоненты в рассматриваемой области знаний [из п. 3.11 ГОСТ Р 43.0.4-2009]».

С концепцией все ясно. А концептуальные документы? Очевидно, что это нечто, фиксирующее в себе эту самую основную мысль или концепцию. Нечто потому, что определений термина «документ» насчитано восемь штук и все они здорово различаются. Можно добавить, что концептуальные документы разрабатываются либо до проектирования чего-либо материального, той же автоматизированной системы, либо после пересмотра предыдущей концепции. Как-то так.

Концепции и предпосылки к их возникновению

Где-то все идет как надо –

В теплые страны плывет пароход.

Мы стоим на палубе, улыбаясь фотографу,

Вокруг нас танцует народ.

Нам дарят цветы мужья этих дам.

© «Кокаин» А. Григорян

Когда человеку приходят в голову основные мысли и всяческие концепции? Ну уж точно не тогда, когда «все идет как надо». Ведь если все так хорошо, откуда взяться мыслям? Недаром же песня так называется

Очевидно, что для возникновения мыслей в голове должен иметь место некий раздражитель, вызывающий рефлексику, которая, в свою очередь, стимулирует мыслительную деятельность, завершающуюся семиозисом. Если по проф. Шатину, то таким раздражителем может стать некое коммуникативное событие как нарушение привычного хода вещей или правил его восприятия.

Упал самолет – коммуникативное событие. СМИ пошумят, постоят на ушах денек-другой, а потом событие «стирается» или вытесняется другим, как Украина Грецией или Бабицкий Политковской. Кто-нибудь сейчас сходу вспомнит, что за овощ этот Бабицкий, о котором вражьи голоса чуть ли не целый год на весь мир рвали эфир и глотки? Это вряд ли

Но представим, что самолет приземлился штатно. Ну сел себе и сел – кому со стороны до этого вообще есть дело? Нет раздражителя – нет события.

Но если исключить из коммуникативного события элементы «информационного вброса» (сколько раз Путин вводил Вооруженные силы РФ на ту же Украину? Там, наверное, весь личный состав российской армии уже ротировался), то становится очевидно, что возникла некая реальная проблема, которую надо как-то порешать. Именно по возникновению проблемы, ибо пока жареный петух в задницу не клюнет, русский мужик не перекрестится. Когда заканчивается красивая, светлая, сытая и веселая жизнь.

Таким образом, предпосылкой к рождению любой концепции является реальная проблема.

А вот мнение технико-идеологического редактора: «Не согласен со «все хорошо». Когда слишком долго все хорошо, тоже возникают раздражения и рождаются концепции».

Совершенно верно, автор упустил столь важный момент. Действительно, возникает то самое злополучное умственное пресыщение, когда индивид начинает «с жиру беситься». Картоха с грядки, парное молоко и свининка ему надоедают, жить становится скучно и хочется сожрать какой-нибудь синтетической дряни вроде доширака, вместо классики начинают рулить кривляющиеся негры, выгавкивающие свой кретинический рэп, факты подменяются мнениями, а качественную еду в серо-коричневой оберточной бумаге на дерьмо в красивых фантиках.

Что хотели – то и поимели. Если зайти в любой гипермаркет и критично отнестись к составу того, что валяется на полках, то можно смело двигать к выходу. Юморист Задорнов как-то хорошо высказался по этому поводу: «В гипермаркетах продают пакеты для мусора и мусор для пакетов». Так и есть. «Нефть в обмен на ГМО и трансгены», при этом денежки в стране не остаются – те самые ГМО и трансгены покупаются за доллары, вырученные за нефть, и эти же доллары за импортное эрзац-продовольствие возвращаются в т.н. «страны западной цивилизации».

Итак, фактически пустые полки при видимости изобилия. Хорошо еще, что Бацька Лукашенко не дает «дарагим расиянам» сдохнуть с голоду, поставляет нам молочную продукцию, мясные консервы и курятину высочайшего качества, производимые по старым добрым советским ГОСТам.

Поэтому уточнение: предпосылкой к рождению любой концепции является реальная проблема или проблема, созданная самим себе собственной неуемной дурью. Или чьим-то предательством.

Как рождаются концептуальные документы

Итак, ни о какой концепции и речи быть не может, пока Гондурас не начнет серьезно беспокоить. Или сами себе не создадим проблему и сами в нее же вляпаемся. А как рождаются концептуальные документы? Представим себе гипотетическую беседу главы государства с главой доблестного Минздрава:

– Ну-с, что там у нас с медициной и здравоохранением?

– Поручаю вам хорошенько все проанализировать и подготовить концептуальный документ.

Так и рождаются концепции, например та же «Концепция создания единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения».

Что представляют собой концептуальные документы?

Концептуальные документы – это прежде всего декларации о благих намерениях, которыми, как известно, вымощена дорога в указанном ниже направлении.

Структурно (и традиционно) любая концепция начинается с вялого «чего мы уже достигли» и продолжается «плачем Ярославны» – а вот тут все хреново и т.п., цитируем (с некоторыми сокращениями) концепцию, упомянутую в предыдущем подразделе: «К настоящему времени в рамках реализации приоритетного национального проекта «Здоровье» достигнуты существенные результаты. в целом решен вопрос. Несмотря на это, результаты исследования, проведенного. показывают, что большая часть средств вычислительной техники применяется в целях обеспечения административно-хозяйственной деятельности медицинских организаций, в то время как для автоматизации собственно лечебно-диагностического процесса используется менее 20 % компьютерного парка. Сегодня в среднем по России. Вопреки относительной. . не позволяют в полной мере обеспечить поддержку. В области управления здравоохранением наиболее острыми являются следующие проблемы. »

Ну и так далее. Проблемы озвучены и их надо решать во благо. Те самые благие намерения. И еще: если у товарища все хорошо, то ему попросту нечего делать, надо грузить его дополнительными задачами. Или он кокаинист А если у товарища возникают проблемы, то он трудяга, старается, но у него плохо получается и ему всячески надо оказывать помощь

Далее идут отмазки – что нам мешает: «В настоящее время. . препятствует отсутствие системного подхода. Информационные ресурсы и технологии обработки информации в здравоохранении разрабатываются без обеспечения. Слабо развита система отраслевых стандартов. Имеющиеся на рынке прикладные решения для медицинских организаций преимущественно ориентированы на работу со слабо структурированными данными. Во многих медицинских информационных системах не обеспечивается либо слабо развита поддержка. В рамках управления здравоохранением реализованы в основном процессы. При этом отсутствует возможность. Информационные системы в здравоохранении проектируются и разрабатываются децентрализованно в условиях отсутствия единой методологии. »

Помнится, еще старые большевики призывали к системному подходу, к укреплению и дальнейшему развитию в стране системы стандартизации, к применению единых методологий и т.п. А толку? Из года в год в любой концепции озвучиваются все те же отмазки. Как мы ни старались, а получилось как всегда.

Далее следуют цели, задачи и принципы построения – т.е. все достаточно хорошо изложено, почти что по ГОСТ 7.32. На бумаге все очень гладко, поскольку что-то невнятное подсовывать на подпись высшему руководству государства себе дороже, могут ведь и отогнать от кормушки.

Теперь о «the road to hell». Трудно сказать, виновата ли тут информатизация медучреждений, но когда три прежде полноценные поликлиники объединяют в одну так, что терапевты и хирурги находятся в десяти минутах ходьбы от дома, флюорографическое обследование в получасе пешком в противоположную сторону, а к прочим специалистам приходится ехать на метро в самый конец соседней ветки с пересадкой в центре Москвы – все это как-то не особо радует.

Ну да ладно. Итак, концептуальные документы федерального уровня в основном разрабатываются достаточно грамотно, неплохо структурированы и ими надо обязательно пользоваться – применять их положения в собственных концептуальных документах.

Зачем применять в своих документах концепции федерального уровня?

Затем, чтобы велосипед не изобретать. «Следить буду строго, мне сверху видно все – ты так и знай!»

Надо быть крайне наивным товарищем, чтобы полагать, что руководство страны не в полной мере владеет информацией о происходящем в стране. Не тут-то было. Вот, к примеру, одна из задач сайта муниципального уровня, цитируем: «. получение неформальной информации о состоянии общественных настроений по наиболее актуальным для города проблемам и формирования на ее основе статистически достоверной информации». Большой Брат следит за тобой, особо не скрываясь

Очевидно, что информация «снизу» консолидируется и стекается на самую верхушку, затем классифицируется, обобщается и преобразуется в итоге таким образом, что становится статистически достоверной, если к статистике понятие достоверности применимо вообще. Тем не менее, самые болевые точки отслеживаются четко и иногда по ним даже принимаются единственно правильные и мудрые решения. Как после событий в Бирюлево.

Отсюда следует, что перед тем, как изобретать собственную концепцию какой-нибудь автоматизированной системы, стоит поискать что-либо схожее по тематике или предметной области деятельности в Интернете. Ошибки маловероятны, лишнее из федеральных, муниципальных и ведомственных концепций всегда можно исключить и разработать на их основе достаточно грамотный и обоснованный собственный документ.

Где применять концепции федерального уровня?

Да где угодно. Но чаще всего концепции применимы в отчетах о научно-исследовательских работах и в документах предпроектных стадий создания автоматизированных систем. Если посмотреть стадии и этапы создания АС по ГОСТ 34.601-90, а именно стадии 1 (Формирование требований к АС) и 2 (Разработка концепции АС), то все станет на свои места и будет понятно, в какие документы «срисовывать» положения концепций различных уровней.

Вот и все. Все просто

Ссылка на основную публикацию